财务，代表是酒店数据的管理是否健康，反映的是酒店经营晴雨表，管控得好，可以堵塞很多漏洞。当然，酒店财务管理不仅仅是“财务”两个字那么简单，这个部门旗下还设立有若干个分部，本文今天主要讲讲酒店财务日常管理的八大模块。会计部，除了做好日常报表、月报表、损益表，酒店日常费用的报销审核等等基本账务工作外。还有一项重要工作就是酒店的经营数据及分析。酒店经营收入、运营费用、人力成本、能耗成本、租金成本、折旧分摊、GOP额和GOP率，出租率、平均房价、RevPAR、单房成本、餐厅毛利率、人均消费额、每平方米产生的收益、人均生产力、净利润等等数据，都需要会计部做好日常账务的同时，协助财务总监做好酒店经营数据的核算及分析。每月酒店的经营分析会，会计部作为主导部门，要把每一项数据分析清楚，给予酒店决策层一个正确、清晰、客观的指引。会计部工作专业与否，直接将影响酒店的日常运作是否健康，来不得丝毫马虎大意。
出纳，就是主管酒店金钱的关键人物，每一分钱的进与出，都要经过出纳之手，所以，对于酒店现金流情况的掌控，出纳是最为清楚明了的。这个岗位的关键所在，就是对钱的管控，每天安保部安保员要负责押款去银行，就是配合出纳的工作。所幸互联网极度发达的今天，现金交易显得少之又少，基本99%都实现网络交易，所以押款工作也从每天变成了每周或者每半月，有的甚至一个月一次了。还有就是各部门各岗位费用的日常报销，凭审批单给钱，这也是出纳日常主要工作之一。收银部，其主要职责就是负责各个营业点，客人消费后的收款工作，比如前台接待台内的收银员、各个中西餐厅的收款处、KTV、康体水疗中心、健身会所等处的收款处等等，只要面客，有收入的地方，就有财务收银部派出的收银员负责日常经营的收款业务。但随着酒店不断的演变，人工成本不断的飙升，酒店前台基本把前台接待部与收银部合二为一，统称前台接待部，既负责客人入住、退房手续的办理，也负责房费及各项杂费的收费工作。如此一来，节省人手的同时，工作效率更加高效，避免前台接待部与收银部之间相互扯皮，相互推诿，最后变得水火不容。但其中也有缺点，就是前台接待员更容易出现贪污腐败的现象，有可能把白天房算成钟点房（中低端酒店），钟点房直接不入电脑，甚至一些杂项收费，明明收取了客人的钱，而不入电脑，放进的自己的腰包……这不是危言耸听，而是在很多管控不到位的酒店实实在在的存在。特别一些有限服务型酒店，为了节省人手，财务基本省去了审计部的岗位，让财务专员来担任，而作为财务专员，既要做账，还要负责经营分析数据的统计、测算，再做审计，一是不专业，根本审计不出什么猫腻，二是一旦时间不够用的情况下，只能放之任之。久而久之，前台员工胆子会越来越大，个别酒店从前台经理到下面每一个接待员串通一气，严重的甚至卷走巨款逃之夭夭。到那时才去报案，缉拿凶手归案，亡羊补牢，为时晚矣！
顾名思义，成本部就是控制酒店成本的主要部门，酒店的每一笔大额费用的申请及支出，都应该有成本部给予的专业意见，成本部要根据酒店经营的好与坏、淡季还是旺季来评判这一个月应该如何控制成本，要给财务总监、总经理随时提供最准确的决策依据。其二，在做年度经营预算时，对来年的费用支出，特别一些固定费用和较大额度的费用支出除了给予充分的意见和建议外，还要充分与各个经营部门、各个二线部门负责人沟通和交流，能减少的每一分开支，都要尽可能的控制住。试想想，酒店一间客房，高端酒店一晚才1000元左右，中低端酒店有的可能100元左右都有，一间间的卖房，收入是有限的、是有天花板的，即使酒店每天100%的入住率，算出平均房价，数据得出是最真实的。不像那么有些暴利行业，三年不开胡、开胡吃三年。所以，月度资金使用计划，成本部要作为主导部门，根据计划严格把控，决不允许计划外的支出，除非特殊情况，特殊申请，特别审批。采购部，这个部门就是酒店开支的最大部门，管控得好，成本可以得到有效控制，管控不好，除了哗哗哗如流水般把钱花出去了外，还可能由于酒店的管控漏洞，产生采购员与供应商相互勾结吃回扣，损害酒店利益的事件，在酒店行业并不鲜见。这个部门对除了根据酒店房务部、餐饮部、康乐部特点进行专业分工外，还有一个重要工作就是招投标和供应商档案的管理。招投标是针对酒店一些重大采购项目，必须采取货比三家的办法，在绝对公平、公正、公开的环境下执行的一项健康的采购工作，是酒店年度采购工作常用的手段和办法。当然任何事物都要执行得好，事半功倍，实行不好，就流于形式了。再说供应商档案管理，首先要审核供应商是否具备该项货物的供货资质，然后根据货比三家来确定供应商，签署供货协议，留存对方营业执照及供货资质等一切手续，一旦出现货物货不对板，特别餐厅出现客人食物中毒等重大事件时，有章可循、有据可查，责任分明，这在ISO9000国际质量管理体系中，该板块的工作是审核的重中之重。前面第三部分收银部，曾提到由于酒店在收银岗位管控的漏洞，很容易导致这些关键岗位的员工出现贪污腐败的现象的滋生，而财务审计部，就是利用制度管控的同时，结合日常审计来堵塞这些漏洞，让员工没有犯罪的空间和机会。试看看，社会一些经济犯罪案例，不乏有一些人就是钻管理漏洞，而胆大妄为，像仓鼠一样，开始小心翼翼，一旦发现无人监管、没人发现，胆子变得越来越大，最后一发不可收拾，出现重大刑事案件。审计部在酒店存在的目的，就是堵塞一切与钱财相关的漏洞，不仅仅是收银部，只要与钱财密切打交道的岗位，都要审计，让员工没有犯罪的机会。审计部分为日审、夜审，各司其职，每天要出具审计日报，每月审计部主管要根据酒店实际审计结果进行总结、分析，出具月度审计报告。
酒店仓库一般分等级，一级仓库由财务部管控，二级仓库、三级仓库由使用部门自己管理。酒店一般贵重物品都在一级仓库保管，比如贵重的酒水（白酒、红酒、洋酒）、燕鲍翅肚（干货）等等，使用部门随用，经过相关领导审批签字后领取。除此之外，就是仓库的管理，进出货物要有记录，仓库内所有货物要有品名卡，卡上除了货物名称外，还有进出数量，进出货日期。特别重要的事项，要及时关注保质期，特别是食品，在保质期内必须处理，坚决杜绝过期食品在酒店售卖的事件。当然，管控这一切的最好手段，就是仓储管理系统，全面实现电脑化，鼠标一点，一目了然。对于快过期的食品处理办法，有一案例在此分享，希望对您酒店有借鉴和帮助的作用。在笔者曾就职过酒店，基本在快到期的一个月（30天）左右，财务部会在员工餐厅公示栏给予公布，以低于成本价的办法卖给员工，既减少酒店亏损的同时，也算是给员工们的一项福利。每每这时候，员工们都很乐意购买，且无比开心。
这个部门，是把控酒店物品质量的主要关口，当然，财务收货员不是万能的，不可能对酒店任何物质都了如指掌，这时候，就需要几方共同验收，确保货物质量，所谓几方，一方是财务收货员，第二方是使用部门派出专业人员，如果有必要第三方的话，就是监督验货收货方，这时候有可能是安保部或者总经办指派的人员参与。特别餐厅每日都要接收最新鲜的菜品，质量的好与坏，直接关系到餐厅出品的质量，所以在验货关，非常重要。但有些心术不正的供应商，时间长了，就会贿赂收货人员，以次充好，这就需要管理者当局，时不时的更换收货人员，让供应商没有任何漏洞可钻。酒店财务管理是一项系统工程，一本书都不可能诠释到位，更何况一篇文章。这8个模块仅仅是酒店财务日常管理的基础工作而已，供参考。
24-04-02
